Wiążąca jest angielska wersja niniejszego dokumentu. To tłumaczenie udostępniamy wyłącznie dla wygody; w razie jakichkolwiek rozbieżności między tłumaczeniem a wersją angielską pierwszeństwo ma wersja angielska.
The English version of this document is the binding text. This translation is provided for convenience only; if it differs from the English version, the English version prevails.
[Controller legal name, address and contact — and a DPO/contact e‑mail — to be inserted by the owner.] W odniesieniu do danych osobowych, które nasi klienci biznesowi przesyłają na temat swoich własnych kontaktów i pracowników, Butterpie działa jako podmiot przetwarzający na polecenie klienta, na podstawie dodatku w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
W celu świadczenia Usługi i zapewnienia jej bezpieczeństwa (wykonanie umowy), wypełnienia obowiązków prawnych (np. prowadzenia dokumentacji podatkowej/księgowej), w ograniczonym zakresie – do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom), a w przypadku rozmów głosowych z asystentem – na podstawie Państwa zgody (punkt 7a), którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać. [Bases to be confirmed per processing activity by counsel.]
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji powyższych celów lub jak wymagają tego przepisy prawa. Ustawowa dokumentacja księgowa jest przechowywana przez okresy wymagane przez prawo polskie. Dane powiązane z zamkniętym kontem są usuwane lub anonimizowane po upływie określonego okresu, z zastrzeżeniem wstrzymania usunięcia danych z przyczyn prawnych (tzw. legal hold). Przy każdej odpowiedzi asystenta AI odnotowujemy, z których rekordów skorzystano i ile kredytów AI zużyto, nie zapisujemy jednak treści pytania ani odpowiedzi; te informacje przechowujemy tak długo jak pozostałe dane Państwa konta. Zgłoszenia wraz z korespondencją i ewentualnym zrzutem ekranu przechowujemy przez maksymalnie 10 lat, licząc od ostatniej wiadomości lub zmiany statusu zgłoszenia, albo dłużej, jeżeli usunięcie danych zostanie wstrzymane z przyczyn prawnych (tzw. legal hold); wiadomości wysłane za pomocą formularza kontaktowego przechowujemy przez maksymalnie 10 lat od ich otrzymania (punkt 7b).
Udostępniamy dane dalszym podmiotom przetwarzającym (hosting, obsługa płatności, dostarczanie poczty e‑mail, asystent AI) na podstawie umowy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi. Nie sprzedajemy danych osobowych. Obecnie korzystamy z usług następujących dalszych podmiotów przetwarzających:
Płatności obsługuje nasz dostawca płatności, wskazany na stronie płatności, który działa jako sprzedawca (merchant of record). Nazwy wszystkich naszych dalszych podmiotów przetwarzających podamy na prośbę przesłaną na adres privacy@butterpie.io.
Hosting odbywa się na terytorium UE/EOG. W przypadku jakiegokolwiek przekazania danych poza EOG jest ono chronione odpowiednimi zabezpieczeniami (np. standardowymi klauzulami umownymi). Takie przekazanie następuje przy korzystaniu z opcjonalnych funkcji AI: dane przetwarzane w ramach tych funkcji trafiają do Stanów Zjednoczonych, z zastosowaniem zabezpieczeń opisanych w punkcie 7a.
Z zastrzeżeniem przepisów prawa mogą Państwo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych, wnieść sprzeciw, a także wnieść skargę do polskiego organu nadzorczego (Prezesa UODO). Usługa zapewnia samoobsługowe procedury eksportu danych i składania żądań usunięcia danych. Kontakt: privacy@butterpie.io.
Korzystanie z asystenta jest dobrowolne. Gdy zadają Państwo asystentowi pytanie lub prowadzą z nim rozmowę głosową, przekazujemy naszemu dostawcy usług AI – spółce OpenAI Ireland Limited („OpenAI”, dalszemu podmiotowi przetwarzającemu, związanemu umową powierzenia przetwarzania danych osobowych) – wyłącznie dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi:
Zamiast imienia i nazwiska lub adresu e‑mail przekazujemy pseudonimowy identyfikator. Nigdy nie przekazujemy hasła, załączników ani plików PDF, danych innych klientów ani jakichkolwiek danych, do których Państwa rola nie daje dostępu.
W każdym zapytaniu polecamy OpenAI, aby nie przechowywało rozmowy. OpenAI nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli; może je przechowywać przez maksymalnie 30 dni w celu wykrywania nadużyć, po czym je usuwa, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania. Butterpie nie przechowuje nagrań ani transkrypcji rozmów głosowych; rozmowa widoczna na ekranie pozostaje wyłącznie w karcie Państwa przeglądarki i jest usuwana po wylogowaniu. Przy każdej odpowiedzi Butterpie odnotowuje, z których rekordów skorzystano i ile kredytów AI zużyto, nie zapisuje jednak treści pytania ani odpowiedzi.
OpenAI Ireland Limited przekazuje te dane swojej spółce powiązanej OpenAI OpCo, LLC w Stanach Zjednoczonych, która je tam przetwarza. Podstawą tego przekazania poza EOG są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych zabezpieczeń mogą Państwo otrzymać, pisząc na adres privacy@butterpie.io.
Asystent nigdy samodzielnie niczego nie zapisuje, nie wystawia ani nie wysyła – robią to Państwo. Rozmowy głosowe wymagają Państwa zgody, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać w asystencie; wycofanie zgody kończy trwającą rozmowę. Gdy mikrofon jest włączony, przez cały czas widoczny jest czerwony wskaźnik.
Przycisk „Pomoc i opinie” jest dostępny w aplikacji po zalogowaniu, w publicznym demo oraz na ekranach logowania, rejestracji i uwierzytelniania dwuskładnikowego; korzystanie z niego jest dobrowolne. Gdy po zalogowaniu używają go Państwo, aby poprosić o pomoc, zgłosić problem lub podzielić się opinią, przechowujemy:
Przed wysłaniem zgłoszenia formularz pokazuje zrzut ekranu i informacje o ekranie. Mogą Państwo usunąć zrzut ekranu – zgłoszenie zostanie wtedy wysłane bez niego; prosimy o jego usunięcie, jeżeli widać na nim coś, czego zespół wsparcia nie musi oglądać.
Państwa zgłoszenia mogą zobaczyć wyłącznie Państwo i zespół wsparcia Butterpie; nie widzą ich inni członkowie Państwa organizacji, w tym jej właściciele i administratorzy. Zespół wsparcia wykorzystuje zgłoszenie wyłącznie po to, aby Państwu odpowiedzieć, zająć się zgłoszoną sprawą i ulepszać Usługę, a każde otwarcie zgłoszenia lub zrzutu ekranu przez zespół wsparcia jest rejestrowane. Odpowiedzi piszą ludzie; nie przekazujemy zgłoszeń naszemu dostawcy usług AI. Zgłoszenie wraz z korespondencją i zrzutem ekranu przechowujemy przez maksymalnie 10 lat, licząc od ostatniej wiadomości lub zmiany statusu zgłoszenia, albo dłużej, jeżeli usunięcie danych zostanie wstrzymane z przyczyn prawnych (punkt 4).
Gdy zespół wsparcia odpowie, w aplikacji pojawi się powiadomienie, a na adres e‑mail Państwa konta wyślemy krótką wiadomość z informacją, że pojawiła się odpowiedź. Ta wiadomość nigdy nie zawiera treści zgłoszenia ani odpowiedzi; odpowiedź można przeczytać w aplikacji po zalogowaniu. Wysyłamy ją za pośrednictwem naszego dostawcy usługi wysyłki e‑maili (punkt 5).
W publicznym demo, na ekranach logowania, rejestracji i uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz dla osób, których rola nie obejmuje zgłoszeń, przycisk otwiera zamiast tego formularz kontaktowy, taki jak na naszej stronie internetowej. Formularz kontaktowy nie przesyła zrzutu ekranu: przesyła Państwa adres e‑mail, imię i nazwisko (jeżeli je Państwo podadzą), wiadomość oraz – gdy piszą Państwo z aplikacji lub z demo – nazwę ekranu, z którego ją wysłano; zapisujemy też kraj i skróconą postać adresu sieciowego, nigdy pełny adres IP. Jeżeli wysyłają Państwo wiadomość po zalogowaniu, odnotowujemy również, z którego konta użytkownika ją wysłano – z wyjątkiem demo, w którym wiadomość nigdy nie jest powiązana z kontem. Odpowiadamy e‑mailem, a wiadomości te przechowujemy przez maksymalnie 10 lat od ich otrzymania.
Stosujemy izolację danych poszczególnych klientów, szyfrowanie danych podczas przesyłania, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, dostęp podlegający audytowi oraz minimalizację danych już w fazie projektowania. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny; pracujemy nad ograniczaniem ryzyka i reagowaniem na nie.
Będziemy publikować aktualizacje w tym miejscu, a w przypadku istotnych zmian powiadomimy posiadaczy kont.